Torres Vedras

Secção de Gestão de Expediente

16.07.2018

A Secção de Gestão de Expediente está integrada na Divisão Administrativa, tendo como principal atividade o tratamento de toda a correspondência rececionada no Município (seja por via postal, fax, em mão, correio eletrónico, ou por outra forma de comunicação que permita a transmissão de dados e/ou documentos).

De referir que toda a correspondência rececionada pelo Município é obrigatoriamente digitalizada, registada e inserida no Sistema de Gestão Documental, o qual permite gerir todo o ciclo de vida da informação desta entidade, promovendo a desmaterialização e simplificação de processos.

A Secção de Gestão de Expediente procede ainda à organização do arquivo corrente, em pastas próprias e conforme as regras do Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local – versão 0.2.

Promove a melhoria do seu desempenho por meio da certificação pelo Sistema de Gestão da Qualidade, fomentando a adoção de medidas de modernização administrativa e a simplificação de métodos e processos de trabalho, de modo a potenciar a eficiência, a eficácia e a qualidade técnica dos serviços prestados.

As competências da Secção de Gestão de Expediente encontram-se definidas no Regulamento de Organização dos Serviços Municipais e são as seguintes: receber, classificar, registar, encaminhar e expedir a documentação da Câmara Municipal; registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, notas de serviço e comunicações; promover a distribuição por todos os serviços municipais das normas internas ou outras ordens e instruções de trabalho; emitir certidões, quando autorizadas; assegurar o procedimento da realização dos atos eleitorais; assegurar o serviço de telefone (Call Center); e assegurar o serviço de limpeza dos edifícios municipais.

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