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•  Aprovado pela Câmara Municipal em
• Aprovado pela Assembleia Municipal em 15/02/2002
• Publicado no D.R. 2.ª série de 30/04/2002 – Apêndice N.º 52 - https://dre.pt/application/file/1618215

Preâmbulo

Considerando que o Arquivo Municipal de Torres Vedras é um serviço da Câmara Municipal de Torres Vedras que integra a Rede Nacional de Arquivos Municipais e que tem vindo a ser estruturado e implementado desde 1997, ano em que abriu ao público.

Considerando que este serviço contempla duas vertentes: a gestão da documentação corrente e intermédia e a promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica, relativa ao concelho de Torres Vedras.

Considerando que a Câmara Municipal de Torres Vedras pretende implementar uma política integrada de informação, acionando meios e metodologias de uniformização arquivística, ao mesmo tempo que leva a cabo um processo de levantamento, avaliação e seleção, classificação e inventariação preliminar da documentação histórica e intermédia.

Atento o empenho numa maior e melhor preservação do acervo documental do município, procurando também tornar mais acessível o estudo das raízes da identidade torriense aos alunos, investigadores e cidadãos interessados na história do concelho, de forma a promover e valorizar o seu património histórico e documental.

Reconhecendo-se a necessidade de definir e implementar uma política arquivística, torna-se premente a elaboração de um regulamento que defina o funcionamento do Arquivo Municipal, bem como os procedimentos técnicos e administrativos garantindo a valorização e preservação do acervo documental como património do concelho, definindo os princípios da organização, classificação, inventariação, conservação, difusão e acesso desse património.

A Câmara Municipal, no uso das competências conferidas pela alínea a) do n.º 6 da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, submeteu o Regulamento à discussão e aprovação da Assembleia Municipal, nos termos da alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º do mesmo diploma.

Regulamento do Arquivo Municipal de Torres Vedras

CAPÍTULO I - Disposições Gerais

Artigo 1.º

O presente Regulamento estabelece normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Torres Vedras, adiante designado abreviadamente por Arquivo.

Artigo 2.º

O Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Torres Vedras está inserido na estrutura orgânica da Câmara Municipal, de acordo com o Regulamento da Organização dos Serviços Municipais.

CAPÍTULO II - Constituição e atribuição do arquivo municipal

Artigo 3.º

O Arquivo compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Intermédio e do arquivo histórico do município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes serviços municipais e existente como resultado direto das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão levadas a efeito pelo mesmo.

Artigo 4.º

O Arquivo contém, sob a sua responsabilidade, toda a documentação procedente dos diferentes órgãos ou serviços, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado da reunião dos documentos acumulados no decurso da atividade camarária, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.

CAPÍTULO III - Da recolha

Artigo 5.º

Os distintos órgãos e serviços da Câmara Municipal de Torres Vedras promovem, anualmente, a remessa da respectiva documentação para o arquivo municipal, exceptuando-se a documentação afim que, nos termos da lei, pode permanecer nos respetivos serviços produtores por períodos superiores às transferências legais, e por reconhecimento de questões de foro da atividade administrativa executada em cada órgão.

Artigo 6.º

As transferências da documentação obedecem às determinações legais em vigor, servindo como referência obrigatória o estabelecido pela Portaria n.º 412/2001 de 17 de Abril, criada pelos Ministérios do Ambiente e do Ordenamento do Território e da Cultura (Diário da República, 1ª série-B, n.º 90), bem como por eventuais despachos ou diplomas que venham a aperfeiçoar o estabelecido na referida Portaria.

Artigo 7.º

1 – A documentação é enviada ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:

a)      Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;

b)      Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;

c)       Em pastas e caixas de arquivo de modelo uniformizado.

2 – O envio da documentação efectua-se de acordo com o quadro publicado em anexo ao presente Regulamento – anexo I.

3 – A documentação é acompanhada de um auto de entrega e de uma guia de remessa, segundo os anexos n.os 2 e 3 , da Portaria 412/2001 de 17 de Abril, sendo o n.º 3 feito em triplicado e visado pelo Director de Departamento ou, na sua inexistência, pelo responsável pelo órgão ou serviço remetente da dita documentação, e onde constarão os elementos referidos nos respetivos anexos.

Artigo 8.º

Os livros findos (atas, escrituras, contratos, registos, etc.) são enviados ao Arquivo Municipal com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.

Artigo 9.º

Os processos de obras e de loteamento, bem como documentação específica e produzida no âmbito da atividade dos Departamentos de Urbanismo e de Obras Municipais, integrarão o arquivo Intermédio dos respetivos departamentos.

Artigo 10.º

Os processos e requerimentos deverão ser devidamente paginados e, sempre que se retire algum documento, será intercalado, em sua substituição uma folha registando a numeração do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do respetivo serviço.

CAPÍTULO IV - Da seleção

Artigo 11.º

A fim de avaliar o interesse administrativo e histórico da documentação que é produzida pela Câmara Municipal deverá ser constituído um grupo consultivo composto por um técnico superior da Divisão Administrativa, um técnico superior do Gabinete Jurídico, um técnico superior da Divisão de Ação Social e Cultural e um técnico superior do Arquivo Municipal, especialmente designados para o efeito pelo Presidente da Câmara.

Artigo 12.º

Compete ao grupo consultivo apreciar e manifestar-se sobre as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais independentemente dos prazos definidos na lei.

Artigo 13.º

Compete ao grupo consultivo definir o interesse administrativo e histórico da documentação que produzida pela Câmara Municipal que não esteja abrangida pelas normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os casos legais de conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por período mais dilatado.

Artigo 14.º

O grupo consultivo será coordenado pelo técnico superior do arquivo municipal.

CAPÍTULO V - Da eliminação

Artigo 15.º

Compete ao arquivo municipal toda e qualquer eliminação de documentos produzidos pelos diferentes serviços municipais, de acordo com a legislação em vigor ou, na falta desta, segundo as respectivas instruções.

Artigo 16.º

A eliminação de documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição.

Artigo 17.º

Compete ao Arquivo Municipal propor, depois de consultados os serviços respectivos, a eliminação dos documentos, de acordo com as determinações legais.

CAPÍTULO VI

Do tratamento e instrumentos de descrição

Artigo 18.º

1. O arquivo municipal deverá acompanhar o tratamento arquivístico aplicado nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2. O Arquivo Municipal deverá ser chamado a pronunciar-se sobre matérias relativas à modernização administrativa e organizacional, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infra-estruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar na área administrativa.
3. O Arquivo Municipal procederá ao tratamento arquivístico inerente à sua função, de forma a tornar a documentação apta para ser utilizada pelos distintos órgãos e serviços municipais.
4. O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de distintos instrumentos de descrição, considerados adequados ao eficaz funcionamento do arquivo municipal.

CAPÍTULO VII - Da conservação

Artigo 19.º

Compete ao Arquivo Municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes acções:

a)      Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança;

b)      Promoção do restauro e (re)encadernação das espécies danificadas;

c)       Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;

d)      Realização de desinfestações periódicas.

CAPÍTULO VIII - Da difusão

Artigo 20.º

A comunicação dos documentos processar-se-á através da consulta e serviço de empréstimo e de leitura.

SECÇÃO I - Consulta e Serviço de Leitura

Artigo 21.º

O Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Torres Vedras funciona com horário estabelecido pela Autarquia, iniciando-se o atendimento e leitura direta quinze minutos após a abertura do serviço e terminando quinze minutos antes do encerramento do mesmo.

Artigo 22.º

A admissão à leitura no arquivo municipal é apenas permitida após o preenchimento da ficha de consulta ou da requisição e da apresentação dos respetivos documentos de identificação pessoal.

Artigo 23.º

Salvo o caso em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade, poderá ser efectuada a consulta de toda a documentação para fins de investigação particular, que ficará sujeita a uma requisição, dirigida ao diretor do arquivo municipal, nomeando, para o efeito, os seguintes elementos:

a) Dados pessoais identificadores do requisitante;

b) Natureza e objetivos da investigação

Todo o leitor que recorra ao serviço de leitura do arquivo municipal, para além de ter de efetuar o disposto no artigo 26.º, ficará sujeito à tributação das taxas aplicáveis e em vigor.

Artigo 24.º

Toda e qualquer consulta será efectuada em instalação própria do arquivo municipal, salvo as exceções previstas pelo presente Regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores e a requisições da Assembleia Municipal, da presidência e vereação, de tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.

Artigo 25.º

1. As espécies existentes no Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Torres Vedras apenas podem sair nas seguintes condições:

a) Mediante autorização escrita do diretor do arquivo municipal, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico municipal;

b) Mediante autorização escrita do Presidente da Câmara Municipal ou em quem ele delegar, se as espécies a sair se destinam a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais;

1. Os documentos saídos do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b) do n.º 1, ficarão, obrigatoriamente, sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar;
2. Os documentos a sair do arquivo municipal, na situação prevista na alínea b) do n.º 1, ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos à autorização técnica da direção do arquivo municipal.

Artigo 26.º

1. Os serviços municipais podem solicitar o empréstimo de documentação administrativa ao arquivo municipal por meio de requisição devidamente assinada pelo seu responsável.
2. Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais ou reservados, apenas serão fornecidos mediante autorização escrita passada pelo presidente da Câmara, sem prejuízo das restrições impostas por lei.

Artigo 27.º

Os pedidos de empréstimo de documentos devem satisfazer os seguintes requisitos:

a) Ser dirigidos ao arquivo municipal, com a data da sua apresentação e a identificação do serviço requisitante;

b) Incluir a justificação da necessidade de consulta fora do espaço físico do arquivo municipal;

c) Conter a assinatura do chefe ou responsável do órgão ou serviço que requisita, assim como a respetiva assinatura de autorização, passada pela presidência da Câmara, vereação ou pelas chefias subsequentes do serviço, a que o arquivo municipal está ligado, dada caso a caso.

Artigo 28.º

A documentação emprestada apenas poderá permanecer no serviço requisitante até ao máximo de trinta dias, renováveis por igual período, mediante novo pedido escrito, formulado nos termos do artigo 26.º.

Artigo 29.º

No arquivo municipal deverá existir um ficheiro com as assinaturas dos chefes e funcionários autorizados a visar as requisições.

Artigo 30.º

As requisições dos órgãos ou serviços municipais ao arquivo municipal devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, em triplicado, de modo a facilitar o respetivo controlo. A cada petição corresponderá uma requisição.

Artigo 31.º

No acto de devolução da documentação, o serviço requisitante deve apresentar o triplicado da requisição, no qual será aposta a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.

Artigo 32.º

1. Ao ser devolvida a documentação, deverá conferir-se a sua integridade e ordem interna.
2. Se assim o entender, o funcionário que confere a documentação poderá exigir a permanência do portador da documentação enquanto decorre a conferência.

Artigo 33.º

Se for detetada a falta de peças de um processo ou este vier desorganizado, deverá o arquivo municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.

SECÇÃO II - Consulta da documentação histórica

Artigo 34.º

A admissão à leitura no Arquivo municipal da documentação histórica é permitida após o preenchimento da ficha de consulta diária ou requisição e da apresentação dos respetivos documentos de identificação pessoal.

Artigo 35.º

A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:

a)      Publicidade dos instrumentos de descrição;

b)      Consulta pública em leitura geral, mediante o disposto no artigo 33º;

c)       Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do arquivo municipal, ou em colaboração com outras entidades;

d)      Realização e participação em actividades culturais diversas.

Artigo 36.º

Os documentos raros, antigos ou em risco de deterioração tendem a ser consultados através de cópias, realizadas pelas tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.

Artigo 37.º

Aplica-se à documentação histórica o disposto no artigo 24.º, sobre os requisitos indispensáveis para que as espécies possam sair das instalações do arquivo municipal.

SECÇÃO III - Obrigações dos utilizadores

Artigo 38.º

            Todo o utilizador que efetuar trabalhos em que figurem informações ou documentos existentes no arquivo municipal, deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respetivos estudos, destinadas ao arquivo municipal e à biblioteca municipal.

Artigo 39.º

É expressamente proibido:

a)      Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços do arquivo municipal;

b)      Retirar das instalações próprias qualquer documento sem autorização prévia do diretor do Arquivo;

c)       Decalcar letras ou estampas, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com qualquer objeto os documentos consultados;

d)      Entrar nas salas de consulta na companhia de malas, capas opacas ou conjuntos de documentos que não sejam avulsos;

e)      Fumar ou fazer lume dentro das instalações do arquivo municipal;

f)       Comer ou beber na sala de leitura.

Artigo 40.º

1. O utilizador que, depois de ter sido avisado pelos funcionários do arquivo municipal, se não conformar com estas disposições, será convidado a sair das instalações.
2. Em face da gravidade do ato praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.

CAPÍTULO IX - Da incorporação de outros fundos

Artigo 41.º

A Câmara Municipal de Torres Vedras através do arquivo municipal deve, também, intervir fora do seu espaço institucional, incorporando por compra, doação ou depósito de fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o concelho.

CAPÍTULO X - Pessoal – deveres e atribuições

Artigo 42.º

1. O quadro de pessoal do arquivo municipal é constituído por pessoal técnico superior, técnico profissional e auxiliar.
2. Ao diretor do arquivo municipal compete, no âmbito das suas funções, dirigir superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus funcionários, orientar todo o tratamento arquivístico, promover e controlar toda a entrada de documentação, manifestar os seus pareceres sobre a documentação produzida, dar autorizações técnicas sobre os empréstimos, coordenar ações no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão dos acervos documentais, promover realizações culturais individuais ou conjuntas e zelar pela dignificação do serviço.
3. Ao diretor do arquivo municipal compete ainda o cumprimento global deste Regulamento, assim como providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no arquivo municipal.

Artigo 43.º

Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, consoante a sua formação técnico profissional, e sob a orientação do diretor, o seguinte:

a)      Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviados pelos diferentes órgãos e serviços municipais;

b)      Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os livros findos e toda a documentação enviada pelos diferentes órgãos e serviços;

c)       Registar os documentos entrados;

d)      Manter devidamente organizados os ficheiros necessários à eficiência do serviço;

e)      Elaborar os diferentes instrumentos de descrição;

f)       Zelar pela conservação dos documentos;

g)      Retificar e ou substituir as pastas e ou caixas que servem de suporte ao arrumo da documentação;

h)      Respeitar os prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o arquivo municipal;

i)        Efetuar, atempadamente, as transferências da documentação de conservação definitiva para o arquivo histórico;

j)       Superintender o serviço de consulta e de leitura;

k)      Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes órgãos e serviços municipais, mediante as necessárias autorizações;

l)        Fornecer a documentação para as diversas actividades de comunicação e difusão;

m)    Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos;

n)      Fornecer à leitura toda a documentação solicitada e que não esteja condicionada superiormente para tal fim, que interna quer externamente.

CAPÍTULO XI - CASOS OMISSOS

Artigo 44.º

As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos pelo presidente da Câmara ou em quem ele delegar, com parecer técnico do arquivo municipal.

CAPÍTULO XII - DA REVISÃO

Artigo 45.º

O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Torres Vedras.

ANEXO I